Leidest du auch manchmal unter der Zoom Fatigue? 💻🧟Dieses Phänomen bezeichnet die Müdigkeit und Erschöpfung, die durch die Teilnahme an häufigen und langen Videokonferenzen entstehen kann. Wie wir versuchen, unsere Meetingkultur zu verbessern? Das erfährst du hier!
Bye, Zoom Fatigue!
Die Pandemie hat uns geprägt, im Negativen wie Positiven.
Homeoffice wurde zum Standard, die Work-Life-Balance durch das Sparen von Arbeitswegen immer life-iger und unsere liebsten Haustiere konnten ihr Glück kaum fassen... hoffen wir doch zumindest!
Aus den negativen Aspekten andererseits erwuchs eine Meetingkultur, die auf viel mehr Austausch beruhte, damit aber auch wesentliche Punkte wie bspw. Ziel und Zweck der Meetings in den Schatten stellte. Zeitverschwendung in Meetings ist nicht nur teuer und unproduktiv, sondern wirkt sich auch negativ auf das Wohlbefinden aus. Da hilft es nicht einmal, den Song «Endboss» zu summen und das Wort «Level» durch «Meeting» zu ersetzen.
Viele von uns hatten im Schnitt mit 10 bis 15 Meetings pro Woche, mit einer durchschnittlichen Dauer von 30 bis 45 Minuten, zu kämpfen. Auch wenn nur etwa 10% der Meetings als unproduktiv empfunden wurden, zeigte unsere Mitarbeiterumfrage eine allgemeine Unzufriedenheit mit der Meetingkultur.
Wir beschlossen: Let’s make Meetings great again!
Unsere drei schnellsten Tipps
- Kürze die Meetingdauer
Wird die Meetingdauer grosszügig angesetzt, wird diese auch meist ausgereizt, obwohl schon alle wichtigen Punkte der Agenda abgearbeitet sind. - Arbeite mit Timeboxing
Wird eine Timebox für einen Agendapunkt definiert, so wird dieser pünktlich abgehakt, ohne länger als nötig dafür zu brauchen. - Halte dich an die Tagesordnung
Teile im Voraus die Agenda - am Besten schon mit der Teams-Einladung. Abweichende Diskussionen werden auf später vertagt.
Sicher merkst du schon: It’s all about you! Und deine Agenda:
Meeting Agenda Checkliste
- Das Ziel ist benannt
- Alle Themen sind aufgelistet
- Agenda-Punkte sind anhand ihrer Priorität aufgelistet
- Jedes Thema hat eine festgelegte Dauer #timeboxing
- Agenda mit der Meeting-Einladung verschicken
Die I DO ARRT Methode
Wie du auf sicherem Kurs segelst? Versuche es mit I DO ARRT - ein simples Tool für effektive Meetings:
(I) Intention
Warum treffen wir uns? Was ist der Zweck des Meetings?
(DO) Desired Outcomes
Was wollen wir am Ende des Meetings erreicht haben?
(A) Agenda
Welche Aktivitäten stehen an, um das Ziel zu erreichen?
(R) Roles
Welche Rollen braucht es ausser Moderator*in und Protokollant*in? Kann wirklich jede Person des Personenkreises etwas zum Meeting beitragen?
(R) Rules
Der Meeting-Knigge gibt dir ein paar selbsterklärende Regeln mit:
- «Absagen» oder «Zusagen mit Vorbehalt» immer kommentieren
- Kein Meeting ohne Vorbereitung
- Die Agenda muss mit!
- Pünktlich sein
- Aufmerksam sein
- Ausreden lassen
- Sachebene wird nicht verlassen
- Störungen vermeiden
- Zeitrahmen einhalten
- Wer einlädt, moderiert
(T) Time
Wie lange dauert das Meeting? Sind Pausen zu planen? Wie lange brauchen wir für jeden Agendapunkt? #timeboxing #throwback
Wir haben gelernt, Vorbereitung ist das A und O. Doch wenn keiner nachbereitet, gehen wesentliche Inhalte einfach verloren, es gibt keine Verbindlichkeit und Meetings werden dann doch wieder sinnfrei. Unser Abschlusstipp:
Meeting Minutes sind deine Rettung!
Sie sind ein schriftliches Meeting Summary und sollen die Kerninhalte und Beschlüsse des Meetings zusammenfassen. Vor Beginn des Meetings muss bereits festgelegt werden, wer für die Meeting Minutes verantwortlich ist. Dies kann am Anfang des Meetings geschehen oder bereits beim Erstellen der Meeting-Agenda definiert werden.