Success Story: VOSS setzt auf auditkonforme Systemstilllegung - mit PBS NAA und itesys.
Ausgangslage und Ziele
Die VOSS Automotive GmbH ist ein weltweit führender Anbieter von innovativen Fluid-Management-Systemen für die Automobil- und Nutzfahrzeugindustrie. Mit 23 Gesellschaften in 13 Ländern liefert VOSS massgeschneiderte Lösungen für Lkw, Pkw, Off-Highway-Fahrzeuge und den Maschinenbau. Als global wachsendes Unternehmen stand VOSS im Zuge der S/4HANA-Transformation vor einer besonderen Herausforderung: Im Zuge der S/4HANA-Umstellung stand VOSS vor der Aufgabe, das alte ERP-System P11 revisionssicher stillzulegen.
Dabei mussten sämtliche Stammdaten, Bewegungsdaten und Customizing-Informationen erhalten bleiben – und zwar so, dass Wirtschaftsprüfer die Lösung jederzeit abnehmen können. Gleichzeitig sollte der Projektaufwand so gering wie möglich bleiben: ohne umfangreiche Benutzerschulungen, ohne parallele Anmeldung in Altsystemen und mit einem schlanken Administrationsaufwand. Hinzu kam, dass viele Mitarbeitende bereits stark im S/4-Projekt eingebunden waren, wodurch zusätzliche Belastungen vermieden werden mussten.
Die Lösung: PBS Nearline Analytic Archive (NAA)
Gemeinsam mit itesys entschied sich VOSS für den Einsatz des PBS Nearline Analytic Archive (NAA). Diese Lösung ermöglicht es, sämtliche Daten aus dem alten ERP-System vollständig und revisionssicher in eine Nearline-Datenbank zu extrahieren. Der Zugriff auf die Legacy-Daten erfolgt dabei direkt aus dem neuen S/4-System - komfortabel über gewohnte SAP-Transaktionen, Reports oder flexible Queries.
So bleibt der gewohnte Arbeitsfluss erhalten, während gleichzeitig die Compliance-Anforderungen erfüllt werden. Der Ansatz überzeugte nicht nur durch seine Zukunftssicherheit, sondern auch durch minimale Projektaufwände, hohe Transparenz bei der Datenextraktion und eine schnelle Akzeptanz bei den Wirtschaftsprüfern.
Die Projektdurchführung
Das Projekt wurde in mehreren Schritten realisiert - von der Bereinigung und Archivierung über den Sandbox-Extrakt bis hin zum produktiven GoLive. Dabei standen enge Tests, die Validierung der Daten sowie die Integration in das bestehende Berechtigungskonzept im Fokus.
Bei VOSS lief das Projekt schlank und effizient: Nach Archivierung und Bereinigung folgten Tests und Validierungen, bis schliesslich der produktive GoLive erfolgte. Besonders wertvoll war dabei, dass die Wirtschaftsprüfer die Lösung sofort akzeptierten und dass VOSS jederzeit flexibel eigene Reports und Auswertungen ergänzen kann.
Die Erfahrung zeigt: Auch wenn Altdaten im Tagesgeschäft nicht immer oberste Priorität haben, sind sie für Compliance und Transparenz unverzichtbar. Mit PBS NAA kannst du dein Altsystem sicher abschalten, hast aber dennoch jederzeit Zugriff auf alle historischen Daten – revisionssicher, zukunftsfähig und mit minimalem Aufwand.
Erfahrungen und Fazit
Während des Projekts zeigte sich, dass die Einbindung der Tester entscheidend für den Projekterfolg ist, da Altdaten im Vergleich zu aktuellen Prozessen oft weniger Priorität erhalten. Zudem erforderten grosse Datenvolumina und komplexe Clustertabellen eine geschickte Segmentierung und führten zu längeren Extraktlaufzeiten. Dennoch überzeugte die Lösung durch ihre Transparenz, die einfache Validierung der Ergebnisse und die hohe Akzeptanz bei den Wirtschaftsprüfern.
Mit Unterstützung von itesys hat VOSS erfolgreich die Weichen für eine sichere und zukunftsfähige Datenarchivierung gestellt. Dank PBS NAA konnte das ERP-Altsystem P11 stillgelegt werden - auditkonform, transparent und mit geringem Projektaufwand. Gleichzeitig bleibt der Zugriff auf historische Geschäftsdaten jederzeit gewährleistet, was sowohl Anwender als auch Wirtschaftsprüfer überzeugt.
Die Success Story von VOSS zeigt eindrucksvoll, wie Unternehmen durch den Einsatz von PBS NAA ihre S/4HANA-Transformation nachhaltig absichern können - mit maximaler Compliance und minimalem Aufwand.