Kanton St. Gallen
Migration auf S/4HANA im «Brownfield» Ansatz

Das war die Herausforderung

Seit 2011 arbeitete die Verwaltung des Ostschweizer Kantons St. Gallen mit dem SAP Release ECC 6.0. Aus Modernisierungsgründen und weil sich ein Ende der Mainstream-Wartung abzeichnete, wurde 2019 das Upgrade auf S/4HANA beschlossen. Hauptnutzer der SAP-Systeme im Finanzdepartement sind das Amt für Finanzdienstleistungen (AFDL) und das Personalamt mit je einer Instanz mit den Systemen Entwicklung, Test und Produktion im externen Hosting. In der AFDL-Instanz liegt die kantonale Verwaltung sowie zwei weitere Mandanten: die Universität St. Gallen und die Fachhochschule St. Gallen. Letztere wollte den Wechsel auf S/4HANA nicht vollziehen, daher galt als zusätzliche Herausforderung, das bestehende SAP-System und die alte Datenbank unverändert verfügbar zu halten. Für das Personalamt wurde der Datenbankwechsel auf HANA vollzogen, da im HR-Bereich noch keine entsprechende S/4-Lösung vorliegt.

So haben wir das gelöst

Upgrade der bestehenden Systeme mit mehreren Projektpartnern

SAP Lifecycle Projekt: Eine Vorstudie zeigte, dass ein Upgrade der bestehenden Systeme (Brownfield) die Anforderungen am besten abdeckt. Ein komplexes Projekt erfordert viel Know-how, daher hat der Kanton in vier Losen (Dienstleistungsbereiche, DLB) separat ausgeschrieben und mehrere Kompetenzpartner beauftragt:

• DLB 1 für das Upgrade der bestehenden Oracle Datenbank auf HANA

• DLB 2 für die Portierung der Standardmodule FI/CO von R3 auf S/4HANA, die Einführung des zentralen Geschäftspartners und des Universal Journal sowie die Migration der existierenden Prozesse

• DLB 3 für den Rückbau des in den vergangenen Jahren individualisierten SD-Moduls auf SAP-Standard

• DLB 4 für die Anpassung diverser Spezialmodule und Eigenentwicklungen (Portal) für den Betrieb unter S/4HANA

Bei itesys laufen alle Fäden zusammen

Projektleiterin Lisa Ruch: «Die grösste Herausforderung bei diesem sehr komplexen und ressourcenintensiven Migrationsprojekt war die Koordination der Teilprojekte auf der technologischen Ebene. Diese sehr anspruchsvolle Aufgabe haben wir unserem langjährigen SAP-Basis-Partner itesys anvertraut. itesys kannte unsere Systeme und verfügte über ein umfangreiches Know-how aus zahlreichen S/4 und HANA Migrationsprojekten.»

Davon schwärmt der Kunde

Neues System auf bestehender IT-Struktur

Beim «Brownfield»-Ansatz erfolgt die Erneuerung des technologischen Unterbaus ohne Veränderungen der existierenden IT-Strukturen und Prozesse. Knackpunkt war daher der Austausch zwischen den Infrastruktur- und den Applikationsspezialisten. Projektleiterin Ruch: «itesys hat sehr früh eine Sandbox eingerichtet, in der die Applikationspartner testen konnten. Diese haben stark vom S/4 und HANA Migrations-Know-how von itesys profitiert.»

Altsystem bleibt für einen Mandanten weiterhin verfügbar

Um den grossen Abstand zwischen Ursprung- und Zielsystem zu überbrücken, richteten die Experten von itesys eine «Schleuse» ein, in der eine Kopie des Produktivsystems zuerst auf eine upgradefähige Zwischenversion (EhP8) migriert wurde. Das ursprüngliche Produktivsystem mit Oracle-DB kann weiterhin von der Fachhochschule genutzt werden.

Intensiver Austausch und zeitgerechte Schulungen

«Zahlreiche Beteiligte haben sich während eines Jahres konstant ausgetauscht und sich gegenseitig zugearbeitet. Das hat dank der professionellen technischen Projektleitung von itesys sehr gut funktioniert. Die geplante Downtime wurde genutzt, um die Mitarbeitenden zu den Neuerungen zu schulen. So konnten diese danach ihre Arbeit mit dem entsprechenden Wissen wieder aufnehmen», zieht Lisa Ruch ein rundum positives Fazit.